Politique de confidentialité

Les Journées dentaires internationales du Québec (JDIQ) reconnaissent l’importance de la protection de la vie privée et de la confidentialité des renseignements personnels. 

Dans le cadre de ses activités, afin de vous offrir une expérience et des services de la plus haute qualité, les JDIQ recueillent, par des moyens technologiques ou lors de communications verbales ou écrites, des renseignements personnels sur les participants aux JDIQ et les utilisateurs de son site Internet, de son application mobile ou de ses bornes numériques, qui permettent de les identifier.

Un renseignement personnel, à lui seul ou jumelé à d’autres informations, peut permettre, directement ou indirectement, de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer un profilage.

Ainsi, et conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-39.1, les JDIQ se sont dotées d’une Politique de confidentialité qui s’appuie sur les quatre principes suivants :

• Notre engagement à ne recueillir que les renseignements personnels nécessaires.
• Votre consentement à la collecte, à l’utilisation et au partage de vos renseignements personnels par les JDIQ.
• Nos responsabilités en matière de sécurité et de protection de la confidentialité de vos renseignements personnels.
• Notre transparence quant à nos pratiques et obligations à cet égard.

Collecte et utilisation des renseignements personnels

Les JDIQ s’engagent à ne recueillir que les renseignements personnels nécessaires. Dans certaines circonstances un consentement spécifique de votre part peut être requis et dans tous les cas des précisions sont fournies quant au processus suivi pour les recueillir.

Des renseignements personnels vous concernant sont recueillis directement auprès de vous par divers moyens, tels l’abonnement à l’infolettre, la participation à des sondages ou concours et les témoins (cookies) lors de la navigation sur le site Web des JDIQ.

Les renseignements sont également recueillis lorsque vous remplissez les champs identifiés « facultatifs » ou « obligatoires » d’un formulaire ou questionnaire en ligne sur le site Web des JDIQ. Les renseignements ainsi recueillis sont transmis à l’équipe des JDIQ via une connexion sécurisée, dont l’URL apparaissant dans la barre d’adresse débute par https://.

La gestion des renseignements personnels saisis dans le formulaire d’inscription aux JDIQ est, quant à elle, prise en charge par Showcare, partenaire des JDIQ, qui assure la protection de vos renseignements en vertu de sa propre politique de confidentialité, accessible en ligne à https://www.showcare.com/privacy-policy/.

Enfin, vos renseignements personnels peuvent être communiqués verbalement ou par écrit au personnel des JDIQ. À cet égard, considérant que la sécurité des communications par courrier électronique peut facilement être compromise, les JDIQ vous recommandent de ne pas communiquer vos renseignements personnels par courriel, à moins que vos données soient protégées par chiffrement.

Consentement à l’utilisation de renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis par les JDIQ sont utilisés pour vous offrir des services de qualité, répondre à vos demandes, personnaliser votre expérience et vous informer sur ses activités.

Les JDIQ s’engagent à ne pas utiliser vos données à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été recueillies et lorsque vos renseignements sont requis à préciser :

• au nom de qui la collecte de renseignements est faite ;
• les fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis ;
• les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis ;
• le caractère obligatoire ou facultatif de la demande ;
• les conséquences pour la personne concernée, ou selon le cas, pour le tiers, d’un refus de répondre à la demande, ou le cas échéant, d’un retrait du consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis à la suite d’une demande facultative ;
• les droits d’accès et de rectification prévus par la loi.

Catégories de renseignements personnels

• Renseignements d’identification : nom, prénom, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone et titre professionnel.
• Renseignements de crédit : nom du détenteur de la carte, numéro et date d’expiration de la carte et code de validation.
• Renseignements techniques ou numériques : adresse IP, date et heure de connexion au site Web, pages visitées et actions posées sur le site.

Partage des renseignements personnels avec des tiers

À des fins logistiques liées aux événements et dans les cas spécifiquement prévus par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, certains renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers, fournisseurs de services ou partenaires des JDIQ. En pareilles circonstances, les renseignements sont communiqués de façon sécuritaire, en conformité avec la Loi, et ce, uniquement lorsque les contrats conclus avec ces tiers comportent des clauses offrant des garanties spécifiques quant à la confidentialité et à la protection de vos renseignements personnels.

En certaines circonstances la communication de vos renseignements personnels à des tiers peut requérir votre consentement. Cependant, et comme le permet la Loi, votre consentement n’est pas requis lorsque la communication est nécessaire à l’exécution d’un contrat de service conclu par les JDIQ avec des fournisseurs et partenaires, et ce, exclusivement pour leur permettre de vous offrir les services convenus, à savoir:

• les fournisseurs pour le traitement des réservations et des inscriptions aux activités des JDIQ ;
• les fournisseurs pour le traitement des paiements en lien avec les inscriptions aux activités des JDIQ ;
• les fournisseurs pour la gestion des communications, courriels et témoins de connexion à la plateforme des JDIQ ;
• les fournisseurs de services et de produits informatiques ;
• les services infonuagiques, d’hébergement Web et de traitement de données.

Témoins de connexion (cookies) 

Les témoins de connexion sont de petits fichiers stockés par un serveur sur votre appareil (téléphone/ordinateur) lors de votre navigation sur un site Web. Ces fichiers contiennent des données que les serveurs peuvent automatiquement utiliser lors de visite ultérieure sur ce même domaine.

Il peut s’agir soit de témoins de connexion persistants, lesquels sont enregistrés et ne sont pas automatiquement supprimés lorsque vous fermez votre navigateur, ou de témoins de connexion de session, lesquels sont supprimés lorsque vous le fermez. Les témoins de connexion persistants peuvent être supprimés en effaçant votre historique de navigation sur votre appareil.

Témoins de connexion obligatoires :

Les JDIQ utilisent des témoins de connexion nécessaires au fonctionnement de son site Web, et ce, sans que votre consentement ne soit requis.

Témoins de connexion analytiques :

Le site Web des JDIQ utilise également des témoins de connexion analytiques, soit Google Analytics, Google Advertisement, Facebook et YouTube. Ces outils permettent de mesurer l’audience Web et d’analyser les visites sur son site. À l’aide des témoins de connexion, ces témoins de connexion analytiques recueillent des renseignements sur la navigation, dont :

• l’adresse IP tronquée de l’ordinateur (l’adresse n’est pas consignée dans un format qui peut être utilisé pour identifier une ou un internaute) ;
• le fournisseur de services Internet ;
• le système d’exploitation (ex. : macOS, Windows) ;
• le type et le modèle d’appareil (ex. : iPhone 12) ;
• le type de navigateur, sa langue, sa version et d’autres données relatives à celui-ci (ex. : Chrome, Safari) ;
• la région ou la ville où se trouve l’internaute ;
• l’adresse du site référent ;
• le point d’origine (ex. : bannière, courriel, réseau social, etc.) ;
• les pages consultées sur jdiq.ca (ex. : séquence de consultation, interactions dans la page, date, heure, durée et fréquence des visites et activités [clics, défilement d’écran, etc.]).

Votre consentement est nécessaire pour permettre l’utilisation des témoins de connexion analytiques. Lors de votre première visite sur le site Web géré par les JDIQ, vous êtes invité(e) à accepter ou à refuser ces témoins de connexion analytiques.

Acceptation ou blocage des témoins de connexion analytiques

Lorsque vous acceptez l’utilisation des témoins de connexion analytiques, votre consentement est valide pour une durée de 12 mois. En tout temps il est possible de retirer votre consentement tout comme il est également possible de configurer votre navigateur pour empêcher l’enregistrement des témoins de connexion sur votre appareil.

Témoins de connexion de prestataires de services tiers

Les JDIQ utilisent des témoins de connexion analytiques fournis par des tiers. Ces derniers peuvent conserver des renseignements à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Pour plus d’information sur l’utilisation des renseignements recueillis, nous vous invitons à consulter les conditions d’utilisation de chacun de ces outils :

Google Analytics Products

Vous pouvez en apprendre davantage sur Google Analytics Products et sur la façon dont cette entité traite les données dans sa Politique de confidentialité et ses Conditions d’utilisations.

Google Advertising Products

Google Advertising Products fait partie du IAB Transparency and Consent Framework et est assujetti à des politiques. Vous pouvez en apprendre davantage sur ce partenaire et sur sa gestion de l’intérêt légitime en lisant sa Politique de confidentialité. 

Facebook

Vous pouvez en apprendre davantage sur Facebook et sur la façon dont cette entité traite les données dans sa Politique de confidentialité.

YouTube

Vous pouvez en apprendre davantage sur YouTube et sur la façon dont cette entité traite les données dans sa Politique de confidentialité.

Accès aux renseignements personnels, conservation et destruction

Seules les personnes autorisées par les JDIQ ont accès aux renseignements personnels recueillis, et elles y ont accès uniquement lorsque cela est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions. Les renseignements personnels sont conservés de manière sécuritaire et sont détruits ou anonymisés lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

Droits de la personne concernée par les renseignements personnels

Les JDIQ s’engagent à respecter les droits des visiteuses et visiteurs de son site en matière de protection des renseignements personnels, soit en ce qui concerne :

• le respect de la confidentialité de ces renseignements ;
• l’accès à ces renseignements ;
• la rectification de ces renseignements, s’ils se révèlent incomplets ou inexacts ;
• la suppression de ces renseignements, si la collecte, la communication ou la conservation de ceux-ci ne sont pas autorisées par la loi.

Pour obtenir l’accès à vos renseignements personnels ou y apporter une correction, vous devez transmettre une demande écrite, par la poste, par télécopieur ou par courriel, à la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels :

Me Priscille Pelletier
Ordre des dentistes du Québec
800, boulevard René-Lévesque Ouest, bureau 1640
Montréal (Québec) H3B 1X9

Téléphone : 514 875-8511

Numéro sans frais :  1 800 361-4887

[email protected]

Application de la politique de confidentialité et plaintes

À l’Ordre des dentistes du Québec, Me Priscille Pelletier, responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels, est aussi responsable de l’application de la Politique de confidentialité. Pour toute question relative à cette politique, vous pouvez communiquer avec Me Priscille Pelletier aux coordonnées indiquées ci-dessus.

Dernière mise à jour: 2024-04-15